Als inkoopadviseur stuur je op procedure, rechtmatigheid, gunning en prijs-kwaliteit. Maar het marktbeeld waarop je dat doet is vaak beperkt: wie is actief, hoe is er recent gegund, wat zijn gebruikelijke prijs-kwaliteitverhoudingen en welke gunningscriteria werken in de praktijk? Een dataconsultatie geeft je dat beeld op basis van feiten uit eerdere aanbestedingen, zodat je aanbesteding beter aansluit op de markt en je minder risico loopt.
De praktijk: waarom is dit nodig?
Veel organisaties proberen hun voorbereiding te onderbouwen met een marktconsultatie. Dat levert input op, maar kost veel tijd, capaciteit en geld, terwijl het beeld toch vaak incompleet blijft. Ondertussen beschikken leveranciers over steeds meer informatie en tooling: zij volgen publicaties en gunningsbeslissingen, analyseren concurrenten en herkennen patronen. Jij ziet vooral je eigen dossiers. Daardoor sta je nog vóór je begint vaak al op achterstand.
Wat gaat er mis als je marktbeeld niet klopt
Als je aanbesteding niet aansluit op de markt, zie je dit terug in:
Minder inschrijvingen en minder marktwerking
Ontevreden opdrachtgever door tegenvallende uitvoering
Minder keuze en een slechtere prijs/kwaliteit
Meer discussie, vertraging of stopzetting van de procedure.
Wat is een dataconsultatie?
Een dataconsultatie is een voorbereidende analyse op basis van objectieve gegevens uit eerdere aanbestedingen. Je haalt de feiten op uit de praktijk: wie er inschrijven (potentiële inschrijvers), wat het (gemiddelde) aantal inschrijvers is, tegen welke prijzen er wordt gegund en met welke gunningscriteria dat gebeurt. Daarnaast laat de analyse zien hoe de markt in vergelijkbare situaties heeft gehandeld, inclusief marktgedrag en terugkerende patronen. In plaats van gesprekken en aannames werk je zo met historische data en aantoonbare trends binnen jouw segment.
En waarom doe je dit vóór je marktconsultatie
Met een dataconsultatie formuleer je je tenderstrategie op basis van feiten in plaats van aannames. Je kunt bovendien toetsen wat leveranciers tijdens een marktconsultatie aangeven, omdat je al beschikt over een objectief beeld van de markt. Daardoor zie je hoe de markt in de praktijk reageert op opdrachten zoals die van jou en herken je patronen die laten zien wat logisch en realistisch is.
Daarom is het verstandig om te starten met een dataconsultatie, nog vóórdat je de strategie definitief bepaalt en vóórdat je de markt benadert via een marktconsultatie of een uitnodiging tot inschrijven.
Dataconsultatie
Tenderstrategie
Marktconsultatie of uitnodiging tot inschrijven
Wat levert het op?
Je krijgt geen losse analyse, maar een compleet document met de belangrijkste gegevens, uitleg van een expert en een basis voor je eigen tendervisie.
Waarom niet alleen een marktconsultatie?
Een marktconsultatie kan waardevol zijn, maar het beeld blijft afhankelijk van deelname, belangen en wat partijen willen delen. Dat maakt het lastig om volledig te sturen op voorbereiding en strategie.
Daarom start je met een dataconsultatie: eerst feiten en marktgedrag scherp, daarna pas gesprekken en verfijning.
Meer grip op je aanbesteding?
Vraag een TenderVisie-rapport aan en onderbouw je tenderstrategie met feiten in plaats van aannames.